DocsVault - Doküman Yönetim Sistemi
Docsvault, kurumların belgelerini en etkin biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duyduklarında hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlayan doküman yönetim sistemidir.
Docsvault ile dijital ortama geçirilen belgeler, stok, kırtasiye ve iş gücü gibi birçok kaybın önüne geçerken, başarılı bir belge arşiv sisteminin kullanılması, belgeye ve dolayısıyla da bilgiye erişim süresini kısaltır.
Verilerinizin güvenliğini sağlayarak paylaşmak ve düzenlemek konusunda uzman olmasıyla birlikte aşağıdaki tüm özellikleri de kullanıcılarına sunmaktadır.
Neden Kullanmalıyız?
- Doküman yönetim yazılımı bir süredir var ama daha önce hiç bu kadar uygun fiyata küçük ölçekli işletmelere ulaşmamıştı. Zaman değişti ve Docsvault bunun kanıtı. Docsvault, küçük ve orta ölçekli işletmelerin daha iyi organize olmalarını, daha güvenli, daha sade ve daha verimli çalışmalarını sağlayan, kullanımı kolay ara yüzlere sahip, çok kullanıcılı bir document management system’dir.
Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyım?
- Forbes ASAP'a göre bir personel yılda ortalama 150 saatini bilgi araştırmaya harcıyor.
- Şimdi bu personelin saatlik ücretinin en azından 30 dolar olduğunu varsayalım.
- Bu da yılda 4.000 doların bilgi araştırmak için kaybedildiğini gösteriyor.
- Küçük ve orta ölçekli bir işletmenin ortalama 20 kişiden oluştuğunu varsayarsak yılda yaklaşık 90.000 dolar yanlış belge yönetimi yüzünden çöpe gidiyor demektir.
Neden DocsVault
Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyım?
- Kağıtsız dosya ve belge yönetim sistemine dönüşüm
- Tüm kullanıcılar ile basit iş akışı
- Dosyalara tek yerden ve güvenli erişim
- Docsvault uygulanması yalnızca para tasarrufu sağlamaz. Aynı zamanda organize edilmemiş dosya ve belgelerin yol açacağı kaosu önler. Bu yapılandırılmamış verilerin hiçbir değeri yokmuş gibi gelmesin, aslında bu yapılandırılmamış veriler işinizin temelini oluşturur.
Docsvault standart belge yönetim özelliklerinin yanı sıra ofisinizi tamamen kağıtsız bir ortama dönüştürmek için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahiptir. Docsvault, basit işlevleri, inanılmaz uygun fiyatı, iyi organize ve kararlı olmayı sağlayan benzersiz özellikleri, verimliliği artırması ile öne çıkan bir Document Management Systemdir.
DocsVault Doküman Yönetim Programı Avantajları Docsvault, kullanımı kolay, zorlu bir eğitim gerektirmeyen, geniş yelpazeli doküman yönetim programıdır.
Heryerden dokümanlara erişim
- Docsvault Web Arayüzü kullanarak istediğiniz her yerden çalışabilme özgürlüğü kazanın. Belgelerinizin tüm kontrolünü iş yerinizdeki sunucunuzda güvenle tutarken onlara dünyanın her yerinden basit bir tarayıcı vasıtasıyla erişin.
Hızlı belge önizleme
- Docsvault üzerindeki dokümanlarınızı çift tıklayıp açmadan önce önizlemelerini görererek aradığınız dokümana hızlı erişim sağlayabilirsiniz.
Dahili PDF düzenleyici
- Dahili PDF editörü sayesinde dijital ortamda hazırlanmış .pdf uzantılı dokümanlarınızı rahatlıkla düzenleyebilirsiniz. Tarama yoluyla gelen .pdf dokümanlarınıza ise sadece ekleme veya silme yapabilirsiniz.
Detaylı belge profilleri
- Docsvault içerisine atacağınız evrakları hangi kelimeler ile bulmak istiyorsanız o kelimeleri profil değerler haline getirebilirsiniz. Ayrıca bu profilleri esnek bir şekilde düzenleyip evrak atarken girilmesi gereken zorunlu alanlar haline getirebilirsiniz.
Otomatik iş akışı
- Firmanız için otomatik iş akışı diyagramları oluşturarak hiç kimse masasından kalkmadan iş süreçlerini takip edebilir. Bu sayede hiç bir iş gözden kaçmadan ayağımıza gelmiş olur.
Görev takip merkezi
- Görev takip merkezi sayesinde gelen ve giden görevlerinizi takip edebilirsiniz. Ayrıca kendinize de görev ve hatırlatma atayabilirsiniz.
Uzak ofis erişimi
- Docsvault'ın web erişimi ile heryerden bağlanabildiğiniz gibi, client(istemci) arayüzü ile de ip adresi girerek uzak ofislerden sisteme giriş yaparak dokümanlarınıza rahatlıkla erişebilirsiniz.
OCR ile tam metin arama
- Docsvault OCR modül sayesinde taradığınız evraklar da aranabilir metinler haline geliyor. Bu sayede tarayarak sisteme attığınız evraklar üzerinde de rahatlıkla arama yapabiliyorsunuz. Ayrıca aradığınız metni rahat görebilmeniz için sarı renk ile işaretler.
Belge ilişkilendirme
- Docsvault içerisine attığınız belgeler arasında ilişkilendirme yapabilirsiniz. Bu sayede herhangi bir belge ile alakası olan diğer belgeleride hızlı bir şekilde görmüş olursunuz.
Versiyon kontrolü
- Bir evrağı Docsvault içerisine attığınız andan itibaren evrak üzerinde yapılan tüm değişiklikleri sistem farklı bir versiyon olarak kaydeder. Bu sayede evrağınızın istediğiniz tarihdeki haline dönebilirsiniz.
MS office entegrasyonu
- Docsvault office entegrasyonu sayesinde hazırlamış olduğunuz tüm belgeleri direkt olarak Docsvault'a kaydet diyerek atabilirsiniz. Bu da hızınıza hız katacak bir özelliktir.
Hazır klasör şablonları
- Hazır klasör şablonlarını kullanarak aynı klasörleri tekrar tekrar oluşturmanıza gerek kalmıyor. Örn : Her proje için aynı klasörleri ve standart dosyaları sürekli yeniden oluşturmak yerine sistemden hızlı bir şekilde yükleyebilirsiniz.
Docsvault Sistem Gereksinimleri
Docsvault’ın başarılı bir şekilde kurulumu ve kullanımı için, sisteminizin aşağıda önerilen minimum yazılım ve donanım özelliklerini sağladığına emin olun…
| İşlemci | Pentium / AMD çift çekirdekli veya üzeri (10+ kullanıcı için sunucu sınıfı önerilir) |
| Hafıza | 4 GB RAM veya üstü |
| İşletim sistemi | Windows 7, 8 ve 10 (32 veya 64 bit) veya Windows Server 2008, 2012, 2016 ve 2019 |
| Veritabanı Altyapısı | Tam metin dizinleme ve FILESTREAM desteği ile Microsoft SQL Server 2008 veya üstü. (Ücretsiz SQL 2014 Express sürümü kurulum sırasında varsayılan olarak yüklenir) |
| Disk Alanı gerekli | Docsvault Server için 300 MB, 500+ MB – SQL sunucu artı veri depolama alanı |
| .NET Framework | Sürüm v4.0 (artı aynı makineye SQL sunucusu yüklüyse v3.5 SP1) |
| Yüklemek | Windows Installer v4.5 veya üstü |
| İşlemci | Pentium 4 / AMD Athlon veya üstü |
| Hafıza | 2 GB RAM veya üstü |
| Ekran çözünürlüğü | 96 dpi’de 1024 * 768 veya üstü |
| İşletim sistemi | Windows 7, 8 ve 10 (32 veya 64 bit) |
| Disk Alanı gerekli | 400 MB |
| .NET Framework | Sürüm v4.0 ve üstü |
| Yüklemek | Windows Installer v4.5 veya üstü |
| MS Office Entegrasyonu (İsteğe Bağlı) | MS Office 2007/2010/2013/2016/2019 / Office 365 (masaüstü sürümü) |
| Tarama için | Doğrudan tarama için herhangi bir TWAIN şikayet tarayıcısı. Diğer içe aktarma yöntemleriyle tarama yapmak için diğer tüm tarayıcılar. |
| İşlemci | Pentium / AMD çift çekirdekli veya üzeri (10+ kullanıcı için sunucu sınıfı önerilir) |
| Hafıza | 4 GB RAM veya üstü |
| İşletim sistemi | Windows 7, 8 ve 10 (32 veya 64 bit) veya Windows Server 2008, 2012, 2016 ve 2019 |
| IIS sunucusu | Asp.net desteği ile 7.x veya üstü |
|
Disk Alanı gerekli |
400 MB |
| .NET Framework | Sürüm v4.5 veya üstü, VC ++ 2010 Çalışma Zamanı Kitaplığı 32 bit |
| Yüklemek | Windows Installer v4.5 veya üstü |
| İşlemci | Pentium 4 / AMD Athlon veya üstü |
| Hafıza | 2 GB RAM veya üstü |
| İnternet tarayıcısı | Tüm modern standartlara uygun tarayıcılar |
| iPhone veya iPad | iOS 9 ve sonraki sürümleri |
| Android telefonlar ve tabletler | Android 5.0 ve sonraki sürümleri |
| Small Business | Enterprise | Ultimate | |
| Sürüm Kontrolü, Menkul Kıymetler, Denetim İzi, Profil Oluşturma, Arama, Uyarılar ve Bildirimler | + | + | + |
| Entegre Basit ve Toplu Tarama | + | + | + |
| PDF Düzenleyici/Görüntüleyiciler ve PDF Düzeltme araçları | + | + | + |
| Entegrasyon: Active Directory, MS Office ve daha fazlası… | + | + | + |
|
Belge Görevleri ve Hatırlatıcılar, Görevler Takvimi |
+ | + | + |
| Herhangi bir tarayıcıdan erişim için Web Uygulaması | x | + | + |
| Mobil Cihaz Erişimi (iOS/Android) | x | + | + |
| Otomatik Elektronik İş Akışları | x | + | + |
| Yerleşik Word ve Excel Düzenleyicileri | x | + | + |
| Built-in Document Viewer, Smart Search | x | + | + |
| Kayıt Tutma Politikaları | x | + | + |
| Belge Paylaşımı ve Belge Talep Bağlantıları | x | + | + |
| E-posta Hatırlatma İşleri | x | + | + |
| Otomatik Belge Adlandırma ve Dosyalama | x | + | + |
| Otomatik Belge İlişkisi | x | + | + |
| Sanal Paylaşılan Alan | x | + | + |
| Müşteri Belge Kimlikleri | x | + | + |
| Özel raporlar | x | + | 5 kullanıcı |
| Meta verilerle Gelişmiş Dışa Aktarma | x | + | + |
| E-posta Şablonu ve Adres Defteri | x | + | + |
| Optik karakter tanıma | opsiyonel | opsiyonel | + |
| Gelişmiş İçe Aktarma Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| Gelişmiş Profiller Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| E-posta Otomasyon Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| Dijital İmza Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| eForm Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| Analytics Araçları Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| API Eklentisi | x | opsiyonel | + |
| AI ile Gelişmiş Yakalama | x | opsiyonel | opsiyonel |
Sık Sorulan Sorular Docsvault, kullanımı kolay, zorlu bir eğitim gerektirmeyen, geniş yelpazeli doküman yönetim programıdır.
MS Office dosyaları, medya dosyaları, PDF, TIFF, mühendislik çizimleri, Web sayfaları, ve arşivlenmiş dosyalar da dahil olmak üzere Windows işletim sistemi tarafından desteklenen tüm dosyaları saklayabilirsiniz. Ek olarak kağıt belgelerinizi tarayabilir ve çok sayfalı PDF veya TIFF dosyasına çevirebilirsiniz. Ayrıca isteğe bağlı olarak OCR özelliği sayesinde, herhangi bir taranmış belgeyi taranabilir PDF belgesine çevirebilirsiniz.
Docsvault TWAIN veya WIA sürücülerini kullanan herhangi bir tarayıcıyla çalışabilir. Bugün piyasadaki tarayıcıların çoğu bu arabirimlerden birini kullanır.
Küçük sürümler, hata düzeltmeleri ve yeni özellikleriyle birlikte yılda 2 – 3 kez yayınlanır. Büyük sürümler ise yaklaşık 1 – 1,5 yılda bir yayınlanır.
Docsvault’un kurulumu ve kullanımı inanılmaz derecede kolay. Ayrıca elle dosyalama sisteminde bulunmayan belge profili (indeksleme), etkin organizasyon ve yönetim, güvenlik, eş zamanlı erişim, denetim günlüğü, versiyon kontrolü, iş akışı, tarama desteği ve diğer birçok özelliği Docsvault’ta bulabilirsiniz.
Docsvault aracılığıyla tüm dosyalama sisteminizin yaptıklarının aynısını yapabilirsiniz. Docsvault’u yüklemek sadece birkaç dakikanızı alır. Eğer Windows gezgini kullanıyorsanız Docsvault size çok alışılmış gelecektir.
Demo Talep Formu
Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalısınız?
Her gün bilgisayarınıza yüzlerce veri yüklenir. Dosya arşivleriniz de yıllar içinde gittikçe daha da büyür ve bazı durumlarda acil ulaşmanız gereken bir belgeyi bulma süreciniz adeta bir kabusa dönüşebilir. Dosyalarınızı her ne kadar iyi arşivleseniz de arşivinizin boyutu büyüdükçe aradığınız dosyaya ulaşma süreniz de uzayacak hatta bazen dosyalarınızı bulmanız imkansız hale gelecektir.
Devamını Gör…
Dijital ortamlarda her şeyin sisteme döküldüğü günümüzde, doküman yönetimini de hızlı ve pratik bir şekilde yapmak mümkün. Önceki yıllarda büyük ve global firmaların kullandığı doküman yönetim sistemleri; pratik çözümleri ve uygun fiyatları sayesinde artık orta ve küçük ölçekli firmalar tarafından da oldukça sık tercih ediliyor.
DocsVault – Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Docsvault, şirketlerin ve kurumların belgelerini en iyi şekilde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duydukları anda belgelere hızlıca erişebilmelerine olanak sağlayan bir doküman yönetim sistemidir.
Özellikle küçük ve orta ölçekli şirketlerin büyümeleri için atmaları gereken en önemli adımlardan biri iyi ve organize işleyen bir doküman yönetim sistemi kurmaktır. Aksi takdirde işleyiş karışabilir ve şirket belgeleri kaybolma ya da farklı dosyaların arasına karışma gibi risklerle karşı karşıya kalabilir. Bu noktada DocsVault Doküman Yönetim Sistemi, devreye girerek şirket alt yapısını sağlamlaştırır ve belgeleri kişilerden ziyade sistemin yönetmesini sağlar.
DocsVault – Doküman Yönetim Sistemi Avantajları
- Tarayarak aldığınız belgeler, DocsVault ile aranabilir PDF dosyalarına dönüşür. Böylece aradığınız dokümana ulaşmanız saniyelerinizi alır.
- Mail arşivi tutmak, iş takibi yapabilmek ya da geçmiş yıllara ait ihtiyacınız olan bir bilgiye ulaşabilmek için oldukça önemlidir. DocsVault maillerinizin arşivini almanız ve PDF’e dönüştürmenize de olanak sağlar. Böylece yıllar önceki mail arşivlerinize dahi rahatlıkla ulaşabilir ve ihtiyacınız olan maili kolayca bulabilirsiniz.
- Dijitalleşme çağı ile birlikte artık mobil cihazımızın yanımızda olması dahi birçok işimizi halletmemizi sağlıyor. Peki telefonunuzda tüm dokümanlarınıza erişmenizin mümkün olduğunu söylesek? DocsVault ile mobil cihazınız yanınızda olduğu sürece her yer ofise dönüşebilir. Böylece ofisten uzakta olduğunuzda ya da tatile çıktığınızda ihtiyacınız olan bir belge ile ilgili endişelenmenize gerek kalmaz.
- DocsVault’un en işlevsel özelliklerinden biri de sistemdeki kullanıcılara iş görevleri atamanızı sağlamasıdır. Bu özellik sayesinde iş görevi atadığınız kişilerin iş takiplerini de kolayca yapabilirsiniz. Atadığınız görevler tamamlandıkça sistem üzerinden tarafınıza bilgi gelecektir.
- Sistem, belgelerinizi otomatik olarak yedekleyerek kötü sürprizlere karşı tedbirli olmanızı sağlar. DocsVault ile verilerinizi kaybettiğinizde hızlıca geri yükleyebilirsiniz.
- Kullanıcı bazlı yetkilendirmenin yanında klasör ve dosya bazlı yetkilendirme de yapabilirsiniz. Böylece bir dosyanın üzerinde çalışması gereken ekibi tek bir dosyaya atayabilirsiniz.
- Belgelerin üzerinden kimin hangi değişikliği yaptığını görmek iş kontrolü açısından oldukça iyi bir avantaj sunar. DocsVault ile belgelerde yapılan değişikliklerin kime ait olduğunu kolayca görebilir ve talep etmeniz halinde bu değişiklikler için uyarı mailleri alabilirsiniz.
- DocsVault yazılımının en işlevsel özelliklerinden biri de arama modülü olmasıdır. Böylece belgenizde yer alan kelimeleri arama kısmına yazarak saniyeler içerisinde dilediğiniz belgeye ulaşabilirsiniz.
DocsVault’a Neden İhtiyacınız Var?
Küçük veya orta ölçekli şirketinizi büyütme aşamasında birçok giderden tasarruf etmeniz gerektiğini biliyoruz ancak şirketinizde işlerin daha organize şekilde ilerlemesini, arşivlerinizin düzene girerek aradığınız belgeye kolayca erişemenizi sağlayan DocsVault size ciddi bir zaman ve işgücü kazancı da sağlayacaktır. Forbes ASAP’a göre bir personel yılda ortalama 150 saatini bilgi araştırmaya harcıyor. Şirket çalışanlarınızın dosyalara erişme, aradığı dosyayı, maili bulma gibi işlere zaman harcamak yerine sorumluluklarını daha efektif şekilde yerine getirmesi DocsVault ile mümkün.
Docsvault, yalnızca para tasarrufu sağlamaz. Aynı zamanda organize edilmemiş dosya ve belgelerin yol açacağı kaosu önler. Bu yapılandırılmamış verilerin hiçbir değeri yokmuş gibi düşünmeniz oldukça hatalı olacaktır. Çünkü bu veriler aslında şirketinizin temelini oluşturan parçalardır.
Ayrıca, DocsVault donanımı ofisinizi tamamen kağıtsız bir ortama dönüştürmek için gereken altyapıyı sağlar. Sistemi efektif olarak kullandığınızda, kağıt ihtiyacınızın ciddi oranda azaldığını ve tüm belgelerinizin dijital ortamda erişiminize açık olduğunu fark edeceksiniz. Böylece hem işleriniz güvende kalacak hem de kağıt tüketimini azaltarak sürdürülebilir yaşama katkı sunmuş olacaksınız.
Kağıtsız ofis çözümleri sunan Fins Bilişim (http://finsbilisim.com/) farkıyla DocsVault – Doküman Yönetim Yazılımı ile ofisinize fark katmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
yazıyı kısalt
